El PRONAII 321287 contó con la participación de actores muy diversos; los productores de la región, docentes e investigadores de distintas organizaciones educativas (Instituto Politécnico Nacional, Universidad Autónoma Chapingo, Universidad Autónoma de Guerrero, Universidad Autónoma Benito Juárez de Oaxaca), así como autoridades del Consejo Nacional de Humanidades, Ciencias y Tecnologías (CONAHCYT). Por lo anterior, la coordinación de tiempos para realizar las actividades de incidencia representó un reto importante, el cual se superó a través de la creación de un calendario agrofestivo-académico-organizacional. Este es resultado de la consideración de una mezcla de factores tanto agrícolas y productivos de la región, como académicos de docentes de las instituciones educativas y organizativos de las autoridades del CONAHCYT. Gracias al calendario, fue posible comprender las temporadas de siembra-cosecha, los diferentes cultivos que se tienen, las festividades y fiestas importantes de las comunidades, los tiempos de entregas e informes del proyecto, los periodos vacacionales, entre otros. Este mecanismo permitió ajustar las agendas disponibles de cada grupo de actores que conformaron el proyecto, logrado así una adecuada planeación y ejecución de todas las actividades.